دليل استخدام
منصة كادنس

1قبل أن تبدأ — نظرة عامة

ما هي كادنس، ولمن هذا الدليل، وكيف تقرأه.

كادنس منصة لإدارة الموارد البشرية والعمليات: تربط أجهزة البصمة بحضور موظفيك تلقائياً، وتدير إجازاتهم واعتماداتها، وتحفظ وثائقهم وتنبّهك قبل انتهائها، وتخرج لك التقارير التي تحتاجها — كل ذلك بواجهة عربية/إنجليزية كاملة.

لمن هذا الدليل

هذا الدليل موجّه إلى مدير المنشأة أو مسؤول الموارد البشرية الذي سيقوم بإعداد المنصة وتشغيلها. لا يتطلّب أي خبرة تقنية — كل خطوة مشروحة بالتفصيل.

كيف تقرأ هذا الدليل

• إن كنت تبدأ من الصفر: اتبع الفصول من 2 إلى 13 بالترتيب — هي رحلة الإعداد الكاملة، وكل خطوة تبني على ما قبلها.
• إن كانت منصتك مُعدّة بالفعل: ابدأ من الفصل 14 (التشغيل اليومي).
• للبحث عن موضوع بعينه: استخدم الفهرس أعلاه.

رموز مستخدمة في الدليل

2خارطة الإعداد الكاملة

هذه أهم صفحة في الدليل. اتبع هذا الترتيب بالضبط — كل خطوة تعتمد على التي قبلها، وتجاوز الترتيب يسبّب نقصاً في الخيارات لاحقاً.

لماذا الترتيب مهم؟

عندما تضيف موظفاً، تطلب منك المنصة اختيار الشركة ← المدينة ← الموقع ← القسم ← المسمى ← الشفت. إن لم تكن أنشأت هذه العناصر مسبقاً، ستجد القوائم فارغة ولن تستطيع إكمال البيانات. لذلك نبني الهيكل أولاً ثم نُدخل الناس.

3تسجيل الدخول وأول مرة

كيف تدخل المنصة، وكيف يدخلها موظفوك لاحقاً.

دخولك أنت (مدير المنشأة)

1. افتح المنصة من المتصفّح على العنوان الذي زوّدناك به.
2. أدخل البريد الإلكتروني وكلمة المرور ثم اضغط دخول.
3. إن ظهرت لك شاشة إعداد أولي، أكملها: تأكيد بريدك أو جوالك، ثم تعيين كلمة مرور دائمة.
4. ستصل إلى لوحة التحكم — وهي شاشتك الرئيسية.

دخول الموظفين

موظفوك لا يحتاجون بريداً إلكترونياً. يدخلون بـ:

• كود الشركة — تجده في صفحة إعدادات منشأتك، وتوزّعه على موظفيك.
• الرقم الوظيفي — رقم الموظف كما أدخلته في المنصة.
• كلمة المرور الأولى = الرقم الوظيفي نفسه — وتطلب المنصة منه تغييرها فوراً لحماية حسابه.

4الخطوة 1: بيانات منشأتك

أول ما تفعله: تعريف المنصة بمنشأتك. هذه البيانات تظهر في التقارير والمستندات التي تُصدرها.

1. من القائمة الجانبية افتح الإعدادات.
2. في تبويب الشركات اضغط إضافة شركة (أو عدّل الشركة الموجودة).
3. أدخل البيانات:
   • اسم الشركة بالعربي وبالإنجليزي — يظهران حسب لغة المستخدم.
   • السجل التجاري والرقم الضريبي — يظهران في المستندات الرسمية.
   • معلومات الاتصال — العنوان والهاتف والبريد.
4. احفظ.

شعار المنشأة والمظهر

1. من الإعدادات › المظهر والهوية.
2. ارفع شعار منشأتك — سيظهر في أعلى المنصة وفي التقارير المطبوعة.
3. اختر الوضع (فاتح أو داكن)، واللون الأساسي، وكثافة العرض حسب ذوقك.
4. احفظ — تُطبَّق التغييرات فوراً على جميع مستخدمي منشأتك.

سياسة الموارد البشرية

من الإعدادات › سياسة الموارد البشرية تضبط قواعد تؤثر على كل المنصة:

5الخطوة 2: المدن والمواقع

المدن أولاً، ثم المواقع داخلها — لأن كل موقع يجب أن يُسنَد إلى مدينة.

إضافة المدن

1. من الإعدادات › المدن اضغط إضافة مدينة.
2. أدخل اسم المدينة بالعربي والإنجليزي (مثال: الرياض / Riyadh).
3. كرّر لكل مدينة تعمل فيها منشأتك.

إضافة المواقع (الفروع والمستودعات)

1. من الإعدادات › المواقع اضغط إضافة موقع.
2. أدخل اسم الموقع (مثال: مستودع الشمال، فرع العليا).
3. اختر المدينة التي يتبع لها هذا الموقع.
4. احفظ.

6الخطوة 3: الأقسام والمسميات

الأقسام تحدّد من يشرف على من، وتغذّي سلاسل اعتماد الإجازات لاحقاً.

إضافة الأقسام

1. من الإعدادات › الأقسام اضغط إضافة قسم.
2. أدخل اسم القسم بالعربي والإنجليزي (مثال: العمليات / Operations).
3. كرّر لكل أقسام منشأتك.

ترتيب الهيكل التنظيمي وتعيين الرؤساء

1. افتح صفحة الهيكل التنظيمي.
2. سترى أقسامك كشجرة. اسحب القسم وأفلته تحت قسم آخر لجعله تابعاً له (مثال: «الصيانة» تحت «العمليات»).
3. اضغط على أي قسم لفتح لوحته، ثم عيّن:
   • رئيس القسم — المسؤول الأول، ويصله طلبات الاعتماد.
   • رئيس مساعد (اختياري) — بديل عند غياب الأساسي.

المسميات الوظيفية

1. من الإعدادات › المسميات الوظيفية اضغط إضافة مسمى.
2. أدخل المسمى بالعربي والإنجليزي (مثال: سائق شاحنة / Truck Driver).

7الخطوة 4: الشركات التابعة والمتعاقدة

إن كنت تدير أكثر من كيان، أو تريد متابعة حضور موظفي شركة متعاقدة معك.

متى تحتاج هذا؟

• شركات تابعة: لديك أكثر من سجل تجاري وتريد إدارة موظفي كلٍّ منها بشكل منفصل مع بقاء الإشراف موحّداً عندك.
• شركات متعاقدة: تتعاقد مع شركة توفّر لك عمالة، وتريد متابعة حضور موظفيها على أجهزتك وبياناتهم لديك.

كيف تضيفها

1. من الإعدادات › الشركات اضغط إضافة شركة.
2. أدخل بياناتها (الاسم، السجل التجاري إن وُجد).
3. احفظ — تظهر الآن كخيار في نموذج الموظف تحت حقل الشركة.
4. عند إضافة موظف من هذه الشركة، اختر شركته في حقل الشركة، وأكمل باقي بياناته (الموقع، القسم…) كالمعتاد.

8الخطوة 5: الشفتات وأيام الراحة

الشفت يخبر المنصة متى يبدأ دوام الموظف وينتهي، وأي الأيام راحته — وعليه تُبنى كل حسابات الحضور والتأخير والغياب.

إنشاء قالب شفت

1. افتح صفحة الشفتات ثم تبويب القوالب.
2. اضغط قالب جديد وأدخل:
   • اسم الشفت — مثال: «صباحي» أو «ليلي».
   • وقت البداية ووقت النهاية — مثال 07:00 إلى 16:00.
   • مدة الاستراحة بالدقائق (اختياري).
   • سماح التأخير — عدد الدقائق التي لا يُحتسب فيها الموظف متأخراً. الافتراضي 15 دقيقة وهو العرف المتبع؛ يمكنك رفعه أو خفضه.
   • سماح الخروج المبكر — نفس الفكرة لنهاية الدوام.
3. حدّد أيام الراحة لهذا الشفت (مثال: الجمعة والسبت).
4. احفظ.

الشفت المرن

بعض الموظفين لا يلتزمون بوقت بداية ثابت، بل بعدد ساعات. لهؤلاء فعّل «شفت مرن»:

• تختفي حقول وقت البداية والنهاية، ويظهر بدلاً منها عدد الساعات المطلوبة (مثال: 8.5 ساعة).
• يبدأ احتساب دوامه من أول بصمة له في اليوم.
• إن خرج قبل إكمال ساعاته، تُسجَّل حالته «لم يكمل دوامه» وتظهر كذلك في التقارير.

إسناد الشفت للموظفين

1. من تبويب الإسناد افتح معالج الإسناد.
2. المدة: اختر «دائم» (الأشيع) أو «حتى تاريخ محدد» (لإسناد مؤقت ينتهي تلقائياً).
3. القالب: اختر الشفت المناسب — تقترح المنصة قالباً تلقائياً حسب القسم أو المدينة إن كنت ضبطت قوالب افتراضية.
4. أيام الراحة: راجعها أو عدّلها لهذه المجموعة.
5. الموظفون: اختر من ستسند لهم الشفت (تستطيع الفلترة بالقسم أو الموقع لتسهيل الاختيار).
6. اضغط إبلاغ واعتماد — يُسنَد الشفت ويصل الموظفين إشعار بجدولهم الجديد.

9الخطوة 6: إضافة الموظفين — ثلاث طرق

اختر الطريقة التي تناسب وضعك. يمكنك المزج بينها بحرية.

الطريقة الأولى: يدوياً (للأعداد القليلة)

1. افتح صفحة الموظفون واضغط إضافة موظف.
2. أدخل البيانات الأساسية:
   • الاسم بالعربي وبالإنجليزي.
   • الرقم الوظيفي — مهم جداً: يجب أن يطابق رقم الموظف في جهاز البصمة تماماً.
   • الشركة ← المدينة ← الموقع ← القسم — تظهر متسلسلة، فاختيارك للشركة يحدّد المدن المتاحة وهكذا.
   • المسمى الوظيفي والشفت.
3. أكمل البيانات الإضافية إن توفّرت: رقم الهوية/الإقامة، الجوال، تاريخ التعيين، الجنسية، تاريخ الميلاد.
4. احفظ.

الطريقة الثانية: استيراد من Excel (للأعداد الكبيرة)

أسرع طريقة لإدخال عشرات أو مئات الموظفين دفعة واحدة.

1. جهّز ملف Excel يحتوي أعمدة موظفيك (الاسم، الرقم الوظيفي، القسم…). لا يشترط ترتيب معيّن — ستطابق الأعمدة في الخطوة التالية.
2. من الموظفون › استيراد Excel ارفع الملف.
3. مطابقة الأعمدة: تعرض المنصة أعمدة ملفك مقابل حقولها، وتقترح المطابقة تلقائياً. راجعها وصحّح ما يلزم.
4. المعالجة الذكية: تساعدك المنصة في تنظيف الأسماء ومطابقة الأقسام والمسميات مع ما أنشأته مسبقاً.
5. المعاينة: تعرض لك كل صف كما سيُدخَل، مع تمييز أي مشكلة. راجعها بعناية.
6. اضغط تطبيق — يُضاف الجميع دفعة واحدة.

الطريقة الثالثة: من جهاز البصمة

إن كنت سجّلت موظفيك على جهاز البصمة أولاً، تستطيع سحبهم منه:

1. تأكد أن الجهاز مربوط ومفعّل (الفصل 10).
2. من صفحة أجهزة الحضور افتح الجهاز واختر استيراد مستخدمي الجهاز.
3. تعرض المنصة المستخدمين المسجّلين على الجهاز مع أرقامهم.
4. اختر من تريد إضافتهم، وأكمل بياناتهم الناقصة (القسم، الموقع، الشفت).

بعد الإضافة: ملف الموظف

اضغط على اسم أي موظف لفتح ملفه، وستجد تبويبات:

إجراءات جماعية

لتوفير الوقت، حدّد عدة موظفين بمربعات الاختيار ثم اختر إجراءً: نقل إلى قسم أو موقع آخر · تعيين قيمة حقل لهم جميعاً (مثل الشفت) · إيقاف · إنهاء خدمة · حذف. كل إجراء يطلب تأكيداً قبل التنفيذ.

10الخطوة 7: أجهزة البصمة

ربط الجهاز مرة واحدة، ثم تصل كل بصمة تلقائياً ولحظياً — بلا تفريغ يدوي ولا ذاكرة USB.

ربط الجهاز بالمنصة

1. افتح صفحة أجهزة الحضور وانسخ عنوان الخادم المعروض في أعلى الصفحة.
2. على جهاز البصمة: ادخل القائمة ← الاتصال ← إعداد الخادم السحابي.
3. فعّل خيار اسم النطاق، وألصق العنوان، واضبط المنفذ 443، وفعّل HTTPS إن وُجد.
4. تأكد أن الجهاز متصل بالإنترنت (سلكياً أو عبر WiFi من قائمة الاتصال).
5. احفظ وأعد تشغيل الجهاز.
6. خلال دقيقة يظهر الجهاز في المنصة بحالة «بانتظار التفعيل».
7. اضغط تفعيل، ثم أسنِد الجهاز إلى موقعه.

تسجيل بصمات الموظفين على الجهاز

1. على الجهاز: القائمة ← إدارة المستخدمين ← مستخدم جديد.
2. أدخل رقم المستخدم = الرقم الوظيفي، واكتب اسم الموظف.
3. اختر تسجيل بصمة، واطلب من الموظف وضع إصبعه ثلاث مرات حتى يؤكد الجهاز النجاح.
4. سجّل إصبعاً ثانياً احتياطياً (يُنصح بالسبابة من كل يد) — يوفّر عليك مشاكل كثيرة لاحقاً.
5. احفظ، وكرّر لكل موظف.

متابعة الأجهزة

لكل جهاز في الصفحة تجد: حالة الاتصال · عدد بصمات اليوم · صحة البصمات · إعادة تشغيل فوري أو مجدول · استيراد سجل البصمات · دفع الموظفين إلى الجهاز · ربط البصمات المعلّقة.

وتبويب تغطية التسجيل يعرض جدولاً بمن هو مسجَّل على أي جهاز — ويمكّنك من إسناد الموظف لأكثر من جهاز ليبصم على أيٍّ منها.

البصمة من الجوال (اختياري)

1. من صفحة النطاق الجغرافي ارسم دائرة حول موقع العمل وحدّد نصف قطرها.
2. يفتح الموظف بوابته من جواله ويضغط بصمة الحضور.
3. يلتقط الجهاز صورة سيلفي + الموقع الجغرافي، وتتحقق المنصة أنه داخل النطاق قبل قبول البصمة.

11الخطوة 8: الوثائق والقراءة الذكية

أقوى ميزة لتوفير الوقت: ارفع صورة الوثيقة، وتقرأها المنصة وتملأ بيانات الموظف تلقائياً.

كيف تعمل القراءة الذكية

1. من صفحة الوثائق اضغط رفع وثيقة (أو من ملف الموظف مباشرة).
2. اختر الموظف، ثم ضع صورة الوثيقة أو ملف PDF (بالسحب أو الاختيار).
3. تبدأ القراءة الذكية تلقائياً بمجرد وضع الملف — لا تحتاج الضغط على أي زر.
4. تُملأ الحقول تلقائياً: نوع الوثيقة، رقمها، تاريخ الإصدار، تاريخ الانتهاء، الجهة المُصدِرة، وبيانات الموظف الظاهرة فيها.
5. راجع الحقول وصحّح أي خطأ، ثم احفظ.

ما الذي يُنقل إلى ملف الموظف؟

عند الحفظ، تنتقل البيانات المستخرَجة إلى سجل الموظف — في الحقول الفارغة فقط، فلا يُستبدل شيء أدخلته بنفسك:

عند اختلاف البيانات

إذا حملت الوثيقة قيمة تختلف عمّا في ملف الموظف (مثلاً اسم مختلف أو رقم هوية مختلف)، يفتح لك حوار حسم يعرض القيمتين جنباً إلى جنب:

• ما في المنصة الآن — القيمة المسجّلة حالياً.
• من الوثيقة المرفوعة — ما قرأته المنصة.

تختار لكل حقل على حدة أيّهما تعتمد. الافتراضي هو إبقاء قيمة المنصة، ولا يُستبدل شيء إلا باختيارك الصريح.

تنبيهات انتهاء الوثائق

بمجرد حفظ تاريخ الانتهاء، تتولّى المنصة الباقي: تظهر الوثيقة في بطاقات الحالة (سارية / تنتهي قريباً / منتهية)، ويصلك تنبيه قبل الانتهاء بالمدة التي ضبطتها في سياسة الموارد البشرية (الفصل 4).

أنواع وثائق خاصة بك

1. من صفحة الوثائق افتح إدارة أنواع المستندات.
2. أضف أي نوع تحتاجه (مثال: «تصريح دخول ميناء»، «شهادة تدريب»).
3. حدّد إن كان النوع يتطلب تاريخ انتهاء ليدخل ضمن التنبيهات.

مكتبة النماذج

ارفع نماذجك الفارغة (خطابات، إقرارات، استمارات) في مكتبة النماذج ليصل إليها فريقك وينزّلها عند الحاجة، بدل تداولها عبر الرسائل.

12الخطوة 9: الإجازات وأرصدتها

إعداد أنواع الإجازات وسياستها وأرصدة الموظفين — مرة واحدة، ثم يعمل النظام تلقائياً.

أولاً: أنواع الإجازات

1. افتح الإجازات › الأنواع.
2. راجع الأنواع الجاهزة (سنوية، مرضية، اضطرارية، بدون راتب، استئذان) وعدّلها أو أضف أنواعاً خاصة بك.
3. لكل نوع اضبط:
   • الاسم بالعربي والإنجليزي.
   • عدد الأيام السنوية — للأنواع ذات الرصيد.
   • مدفوعة / غير مدفوعة.
   • رمز الحضور — الرمز الذي يظهر في جدول الحضور خلال أيام هذه الإجازة.
   • اللون — لتمييزها بصرياً في الجدول.

ثانياً: سياسة الإجازات

من الإجازات › السياسة تضبط قواعد عامة:

ثالثاً: تهيئة الأرصدة

1. افتح الإجازات › الأرصدة.
2. استخدم التهيئة الجماعية لمنح جميع الموظفين رصيد السنة دفعة واحدة.
3. أو عدّل رصيد موظف بعينه يدوياً — مفيد لمن انضم في منتصف السنة أو له رصيد سابق.

13الخطوة 10: المستخدمون والصلاحيات

من يدخل المنصة، وماذا يرى، وماذا يستطيع أن يفعل.

تجهيز حساب موظف للبوابة

1. افتح صفحة المستخدمون واختر الموظف.
2. في تبويب الحساب اضغط تجهيز حساب موظف.
3. يستطيع الآن الدخول ببوابته بكود الشركة ورقمه الوظيفي.

منح صلاحيات إدارية

1. اختر الشخص من صفحة المستخدمون لفتح مركز التحكّم.
2. تبويب الصلاحيات: طبّق قالباً جاهزاً (أسرع طريقة)، أو فعّل الأذونات يدوياً من مصفوفة (المورد × الإجراء: عرض / إضافة / تعديل / حذف).
3. تبويب نطاق البيانات: حدّد ما يراه — كل الموظفين / شركة معيّنة / مدينة / موقع / قسم / نفسه فقط — مع خيار «يستطيع التعديل».
4. تبويب الصفحات المرئية: أخفِ الصفحات التي لا يحتاجها لتبسيط واجهته.
5. احفظ.

14التشغيل اليومي: الحضور

بعد اكتمال الإعداد، هذه شاشتك اليومية.

جدول الحضور الشهري

افتح صفحة الحضور لترى جدولاً: الموظفون في الصفوف، وأيام الشهر في الأعمدة. تُشتقّ حالة كل يوم تلقائياً من بصمات الموظف:

مرّر المؤشر فوق أي خلية لترى أوقات البصمات الفعلية لذلك اليوم.

التعديل اليدوي على خلية

1. فعّل وضع التعديل من أعلى الصفحة.
2. اضغط على الخلية المراد تعديلها، واختر الحالة الصحيحة من القائمة.
3. لإرجاع الخلية إلى الاحتساب التلقائي من البصمات، اختر «إرجاع للتلقائي».

استيراد الحضور

إن كان لديك سجل حضور خارجي، استورده من زر استيراد الحضور بثلاث طرق: قراءة ذكية لملف أو صورة · ملف CSV · سحب مباشر من سجل الجهاز. ويمكنك التراجع الفوري عن أي عملية استيراد.

التصدير

صدّر الجدول الشهري إلى Excel أو PDF من أعلى الصفحة — مع مراعاة الفلاتر المطبّقة.

15الإجازات: الطلبات والاعتماد

تقديم طلب نيابة عن موظف

1. من الإجازات اضغط طلب إجازة.
2. اختر الموظف ونوع الإجازة.
3. حدّد من تاريخ وإلى تاريخ.
4. تعرض المنصة معاينة فورية: عدد أيام العمل المحتسبة، والرصيد المتاح، ومسار الاعتماد الذي سيسلكه الطلب.
5. اضغط إرسال.

الاستئذان بالساعات

إذا اخترت نوعاً ساعياً (مثل «استئذان»)، يتغيّر النموذج تلقائياً: تاريخ واحد + من الساعة + إلى الساعة، وتُحسب المدة تلقائياً.

التصرّف على الطلبات

افتح الطلب المعلّق واختر:

• موافقة — ينتقل للخطوة التالية أو يُعتمد نهائياً.
• طلب تعديل — يعود للموظف ليعدّله ويعيد إرساله.
• إرجاع لخطوة سابقة — لمراجعة معتمِد سابق.
• رفض — مع كتابة السبب.

إلغاء إجازة معتمدة

إن اعتُمدت إجازة ثم أُلغيت، اضغط إلغاء على الطلب المعتمد — يُعاد الرصيد للموظف تلقائياً ويصله إشعار.

16الإنذارات وإنهاء الخدمة

تسجيل إنذار

1. من الإنذارات اضغط إنذار جديد.
2. اختر الموظف، ونوع الإنذار (شفهي / كتابي / نهائي)، والتاريخ، واكتب السبب.
3. يُرفع الإنذار إلى سلسلة اعتماد تنتهي باعتماد الإدارة.
4. إن طُلب منك تعديله، افتحه واضغط تعديل وإعادة رفع.

إنهاء خدمة

1. من إنهاء الخدمة اضغط إنهاء خدمة.
2. اختر الموظف، وتاريخ آخر يوم عمل، ونوع الإنهاء (استقالة / فصل / انتهاء عقد).
3. تعرض المنصة حاسبة مكافأة نهاية الخدمة محسوبة وفق نظام العمل — راجع الأرقام.
4. اضغط اعتماد الحساب ثم حفظ — تتحوّل حالة الموظف إلى «منتهي الخدمة».

17التقارير

أكثر من عشرين تقريراً جاهزاً، مصنّفة ومرتّبة.

1. افتح صفحة التقارير.
2. تصفّح البطاقات حسب الفئة: قوى عاملة · حضور · إجازات · أوفرتايم · انضباط · دوران — أو ابحث بالاسم.
3. ثبّت التقارير التي تستخدمها كثيراً في المفضّلة.
4. افتح التقرير واضبط فلاتره: الفترة · الشركة · القسم.
5. راجع المؤشرات والرسم البياني والجدول، ثم صدّر إلى Excel أو PDF أو CSV.

18بوابة الموظف

ما يراه موظفك عندما يدخل — وكيف تقلّل عبء الأسئلة اليومية عليك.

يرى الموظف بوابته الخاصة فقط، وفيها:

19لوحة التحكم والإشعارات

لوحة التحكم

شاشتك الأولى: مؤشرات حيّة (الحاضرون اليوم، الغياب، الطلبات المعلّقة، الوثائق المنتهية…) تتحدّث تلقائياً. اضغط تعديل اللوحة لسحب الودجات وتغيير أحجامها وإخفاء ما لا يهمّك، أو افتح كتالوج الودجات لإضافة المزيد.

جرس الإشعارات

يجمع كل ما يحتاج انتباهك: طلبات بانتظارك، وثائق قاربت على الانتهاء، تنبيهات الأجهزة. تستطيع تمييز الكل كمقروء، أو كتم أنواع لا تهمّك.

تنبيهات الجوال

1. افتح جرس الإشعارات واضغط تفعيل تنبيهات الجهاز.
2. اسمح للمتصفّح بإرسال الإشعارات.
3. ستصلك التنبيهات على جوالك أو حاسبك حتى لو لم تكن المنصة مفتوحة.

الدعم

زر الدعم والمساعدة العائم متاح في كل صفحة. افتحه، اكتب استفسارك أو مشكلتك، وسيصلك الرد داخل المنصة — وتظهر شارة حمراء على الزر عند وصول رد جديد.

20استكشاف الأخطاء والأسئلة الشائعة